Создание календарей отчетных периодов

Конструктор отчетных периодов и определения временных интервалов подведения итогов исполнения ключевых показателей эффективности деятельности (KPI’s)

Доступ к конструктору периодов:

• панель Администрирование
• файл – код TypeOfHierarchies, путь: 99. Настройки и справочники\02. KPI-EXE\99. Системные настройки\Периоды\Коллекции периодов\Перечень иерархий

Конструктор позволяет создавать помимо стандартного календаря отчетного периода (совпадающего с календарным годом) неограниченное количество произвольных календарей отчетного периода. При этом все созданные календари являются равнозначными и могут использоваться при создании KPI’s

Стандартный календарь

Отчетный год совпадает с календарным годом (01 января – 31 декабря)

Стандартный календарь настроен в базовой комплектации KPI-EXE. Не рекомендуется вносить какие-либо изменения в его структуру, так как именно данный календарь является иерархией для всех расчетных таблиц, лежащих в основе системных объектов KPI-EXE

В случае, если стандартный календарь “случайно испортили” и не смогли восстановить, следует обратиться к нашему методологу, который сопровождает ваш проект

Вид стандартного календаря:

Как видно из Рис. 1 конструктор отчетных периодов отображает только стандартные временные интервалы (год, полугодие, квартал, месяц). Интервалы: декада, неделя, день, – достраиваются автоматически, создаваясь в итоговых иерархиях

Пример структур итоговых иерархий отчетных периодов:

Полная подборка иерархий отчетных периодов размещается в каталоге, одноименном с проектируемым календарем. В нашем примере, наименование каталога “Стандартный”, так как речь идет о стандартном календаре

Файлы иерархий создаются системой автоматически. Структура кода файла: {Код календаря}_{Набор временных интервалов отчетного периода}

Пример CAL_YHQMTD:

• CAL – код Стандартного календаря (смотри Рис 1.)
• YHQMTD – уровни иерархии: Y-год, H-полугодие, Q-квартал, M-месяц, T-декада, D-день

Назначение подобной иерархии: сбор данных по дням с дальнейшей консолидацией по всем уровням: декада, месяц, квартал, полугодие, год

 Произвольный календарь

Длительность произвольного календаря – 1 год, но:

• начало года может отличаться от начала календарного года (1 января)
• отчетный период может быть разбит на произвольные интервалы (допустим, сезоны)

Проектируется Произвольный календарь на базе Стандартного

Шаг 1. Создание Произвольного календаря

Для создания нового календаря необходимо выбрать Действие “Добавить новый” (п.1 на Рис 4) в строке уже существующего календаря. Далее необходимо запустить “Действие”, нажав иконку “Сохранить” (п.2 на Рис 4). После применения установки в файле появится новая строка, соответствующая добавленному для дальнейшей настройки календарю (п.3 на Рис 4)

Шаг 2. Настройка границ отчетного периода Произвольного календаря

Необходимо заполнить общие параметры календаря (см. Рис 5):

• Наименование – п. 1. Желательно однословное
• Код – п. 2 Три латинских символа. Именно этот код используется для формирования подборки файлов иерархий
• Дата начала периода – п. 3. Формат dd.MM. Где: dd – день месяца (2 символа), MM – календарный номер месяца (2 символа). Символ разделения Дня и Месяца – Точка

Дата завершения периода формируется автоматически

Далее необходимо сохранить введенные данные (иконка п. 4). Результат – появляется новый элемент “Год” (п. 5), изменяя параметры которого продолжаем проектирование нового производственного календаря отчетного периода

 Шаг 3. Разбивка отчетного периода на временные интервалы

Для отчетного периода Произвольного календаря (для Года) необходимо указать (см. Рис 6):

• 1. Количество временных интервалов, которые формируют Год
• 2. Код интервала (одна буква латинского алфавита)
• 3. Расшифровку интервала – некое укрупненное название

Если возможно использовать стандартные календарные периоды для разбивки отчетного периода, то возможно заполнить данные параметры, выбрав нужный интервал (для Года – Полугодие). Тогда можно воспользоваться списком выбора “Следующий уровень” (п. 0 на Рис 6)

По факту сохранения введенных данных, в нашем примере, добавлено два элемента (п. 5), которые требуют дальнейшей настройки, так как, как видно из Рис 6, новые интервалы не привязаны к датам: для системы не очевидна их длительность

 Шаг 4. Привязка произвольных временных интервалов к календарным

Требования к срокам сдачи фискальной формулируются в общепринятых календарных терминах: квартал, месяц, и т.д. Соответственно, как бы замысловато не был разбит отчетный период на сезонные интервалы, мы все-равно на определенном уровне доходим до календарных интервалов (имеется в виду именно терминология, а не привязка к календарным датам начала месяца, квартала и т.д.)

В нашем примере сезоны разбиваются на кварталы (квартал, как термин, определяет, что он формируется из трех месяцев). Так как “Квартал” – название стандартное и понятное, то:

• 1. Даем наименования нашим сезонам (как принято в компании)
• 2. Выбираем интервал Квартал из справочника
• 3. Обязательно указываем количество кварталов в Сезоне, так как сезоны могут быть разбиты на разное количество кварталов (3 и 1)

Сохраняем введенные данные. Конструктор достраивает наш отчетный период до уровня Месяц, так как, как только указали Квартал, системе далее все понятно

Теперь можно установить опцию Совмещения произвольного календаря с базовым (со Стандартным или календарным)

 Шаг 5. Опционально: совместить Произвольный календарь с базовым (Стандартным)

Всего одна “галочка” и “Сохранить” – решение проблемы, когда в компании разные службы руководствуются разными календарями. Например:

• Бухгалтерия – Стандартным
• Продажи и Производство – Сезонные (при чем у каждого своя разбивка по сезонам)

А данные (допустим, о реализации за месяц) за конкретный календарный месяц – едины для всех, так как это свершившийся факт за определенное время. Но агрегация этих данных в разных подразделениях проводится в разных временных срезах (более укрупненных интервалах, которые в каждом календаре свои!). В нашем примере, как видно из Рис 8, как раз месяцы Произвольного календаря были приведены в соответствующую календарную терминологию, что теперь позволит Октябрь воспринимать как 10 месяц всеми участниками процесса

А это, в свою очередь, обеспечит обмен данными между показателями, построенными на разных календарях

Шаг 6. Формирование файлов-иерархий

Как только завершено проектирования календаря и система “воспринимает” его без ошибок (Замечания = “Ok!”), становится доступной опция Действия “Создать файлы иерархий”:

Выбираем Действие “Создать файлы иерархий”, запускаем на пересчет (иконка сохранения), в итоге:

• создается полный набор файлов иерархий, которые далее используются для проектирования показателе (KPI’s) в каталоге, одноименным с календарем
• все параметры календаря становятся недоступными для редактирования

Для перехода к режиму редактирования параметров календаря (если решили что-либо изменить) необходимо выбрать Действие “Очистить иерархии”

Внимание!!! Если иерархии редактируемого календаря уже используются в показателях (KPI’s), велика вероятность потери данных! Рекомендуем, не дожидаясь негативных последствий, сразу обратиться за помощью к методологу, который сопровождает ваш проект. Наши технические специалисты помогут внести корректировки, не затронув исторические данные

 Синхронизация Произвольного и Стандартного календарей

Установка синхронизации календарей приведена в описании настроек Произвольного календаря (смотри выше Шаг 5). По итогам применения данного параметра получаем совмещение календарей на уровне месяцев:

Из Рис 10 видно, что в обоих календарях март 2019 года остается мартом 2019 года, что обеспечить обмен первичными данными между KPI’s, спроектированными на разных календарях